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Quais são as regras sobre a assinatura digital de documentos para advogados?

Equipe Justamente 12/05/22

Desde 2020, a assinatura digital de documentos possui a mesma validade e autenticidade que a assinatura manuscrita, de acordo com a Lei 14.063/2020. Dessa forma, a prática pode ser adotada em diversas profissões, principalmente pelos advogados, desde que as regras sejam consideradas.

Essas regras falam mais sobre a segurança de cada documento e, assim, qual tipo de assinatura digital pode ser usada em cada um. Além disso, há ainda os cuidados necessários para que você tenha apenas benefícios com este recurso.

Nesta matéria, saiba mais sobre as regras sobre a assinatura digital para advogados e veja como utilizá-la para facilitar a rotina jurídica.

Como funciona a assinatura digital para advogados?

A assinatura digital funciona como uma assinatura comum, tornando o documento devidamente assinado e com todas as informações importantes que devem constar nele: nome do assinante, data, o horário, e também um código que garante a autenticidade da assinatura.

Com este código único e criptografia, o documento assinado digitalmente torna-se seguro e confiável, uma vez que, se feito tudo corretamente, a assinatura digital não tem como ser falsificada.

Além disso, a assinatura eletrônica é permitida e validada por lei. Tanto advogados como profissionais de outras áreas podem utilizar o recurso e deixar suas atividades mais dinâmicas e rápidas.

Especialmente nas atividades jurídicas, o advogado acaba sendo muito beneficiado com esse tipo de assinatura, já que ela pode acelerar os processos e agilizar a entrega de documentos, sendo mais um fator da modernização da advocacia.

Quais são as regras para a assinatura eletrônica?

São três os tipos de assinatura digital que podem ser utilizados pelos advogados nas suas atividades, de acordo com a Lei 14.063.

A primeira é a assinatura eletrônica simples, que não usa criptografia, mas que identifica o assinante. Como possui uma segurança menor do que as demais, é recomendada para documentos que só exigem o reconhecimento de quem o assina, como contratos de trabalho, por exemplo.

A segunda é a assinatura eletrônica avançada, que possui um pouco mais de segurança que a primeira. Ela usa certificados não oficiais – que não são emitidos pela ICP-Brasil – e, para ser utilizada, ambas as partes devem aceitar como válida, ou apenas a parte oposta ao documento.

Já a terceira é a assinatura eletrônica qualificada, que possui um certificado emitido pela ICP-Brasil e o maior nível de segurança. É recomendada para documentos mais sigilosos e com proteção legal, como processos externos.

Sendo assim, as regras sobre a assinatura digital para advogados envolvem os tipos de assinaturas que são válidas pela legislação e os documentos que são por elas assinados.

É importante que, em casos de documentos de sigilo, proteção legal e outros que devam ser protegidos com um nível maior de segurança, o advogado utilize a assinatura eletrônica qualificada, com o certificado devidamente emitido por um dos órgãos reconhecidos pela ICP-Brasil.

Já em outros tipos de documentos, como contratos de trabalho ou papéis que não precisem de uma segurança tão grande, as assinaturas simples e avançada podem ser consideradas.

Cabe ao advogado saber qual assinatura eletrônica utilizar em quais tipos de documentos, sempre prezando pela segurança do seu cliente e respectivo processo.

Como fazer uma assinatura digital?

Uma assinatura digital pode ser feita por meio de um certificado digital, ou ainda por meio de ferramentas que oferecem este tipo de serviço.

Para ter uma assinatura eletrônica qualificada, que é a mais segura e mais recomendada para documentos presentes na rotina do advogado, é necessário ter um certificado digital emitido por um dos órgãos reconhecidos pela ICP-Brasil.

É com o certificado digital que você consegue comprovar sua identidade, já que ele serve como uma espécie de RG virtual. Assim, ninguém pode se passar pelo dono do certificado e falsificar sua assinatura.

Para advogados, alguns modelos que podem ser adquiridos são o eJurídico, da Serasa, ou o Certificado Jurídico OAB, da CertiSign.

Já para uma assinatura eletrônica simples, o certificado digital é dispensável. Como ela pode ser utilizada em documentos não sigilosos e que não precisam de tanta segurança, é possível criar uma utilizando um site ou aplicativo que oferece esse tipo de serviço.

A ZapSign, por exemplo, é uma empresa que permite que você e outras pessoas assinem os documentos de forma digital apenas com o dedo (no celular ou dispositivos com telas touch screen) ou com o mouse.

A ferramenta permite autenticação de documentos tanto com o certificado digital, tanto com assinatura na tela, e-mail ou SMS, ou códigos por e-mail ou SMS.

Neste caso, é possível utilizar o certificado digital para assinar documentos de clientes, processos, petições, entre outros; e uma ferramenta mais simples para uso interno com colaboradores.

Como assinar digitalmente?

Para assinar digitalmente, é necessário abrir o documento em seu dispositivo e encontrar a opção de “Assinar”. Normalmente, os arquivos em PDF e também de programas do pacote Office (como Word ou Excel) permitem que os signatários assinem os documentos de forma virtual.

Ao selecionar a opção de assinar com o certificado digital, coloque a sua senha e, se for preciso, informe outros dados. Antes de finalizar, não deixe de ler todo o documento, uma vez que qualquer alteração após a sua assinatura a deixará como inválida.

Cuidados necessários para a assinatura digital de advogados

Além das regras da assinatura digital, os advogados também devem ter alguns cuidados para que o recurso realmente só traga vantagens para a sua rotina. O principal é escolher uma senha forte e segura, para que ninguém possa se passar por você.

Lembre-se, ainda, de que os certificados possuem um prazo de validade. Não deixe de anotar esse prazo para se lembrar a tempo de renovar o seu certificado, sem que a sua ausência gere atrasos nos processos.

Além disso, tenha cuidado também com o certificado. Sendo como um RG virtual, é importante que ele fique apenas com você e não seja compartilhado com ninguém, principalmente alguém que não seja de sua confiança.

Um certificado A1, por exemplo, fica salvo no dispositivo do seu dono e, por alguma razão, pode ser apagado. Por isso, é importante que exista uma cópia dele. Já um certificado A3 fica em um dispositivo externo, correndo o risco de ser perdido ou roubado. Neste caso, a atenção deve ser dobrada.

Ainda não tem um site jurídico?

Entender as regras sobre a assinatura digital de documentos para advogados é fundamental para qualquer profissional jurídico, já que trata-se de uma das tecnologias recentes que o auxilia a otimizar sua rotina e a ter mais tempo para investir em outros processos ou consultorias.

Neste caso, ela acaba sendo ainda mais vantajosa para escritórios que têm altas demandas, garantindo mais praticidade.

Para ampliar a visibilidade do seu escritório, conquistar mais clientes e aumentar a sua demanda, é imprescindível que você tenha um site jurídico profissional, a fim de consolidar sua presença online, ser encontrado por usuários na internet e dar mais credibilidade ao seu negócio.

O site jurídico é uma das principais peças integrantes do marketing jurídico, uma vez que ele contribui com a construção da sua autoridade, demonstra profissionalismo aos seus visitantes – tanto clientes quanto indicações e pessoas que te encontraram de alguma forma – e permite que você seja encontrado com mais facilidade, podendo até mesmo assumir casos que são de outros estados brasileiros.

Apesar de ser tão importante e indispensável, o desenvolvimento de um site não é tão simples, podendo exigir muito tempo, trabalho ou dinheiro.

Sabendo disso, a Justamente permite que você crie o site profissional do seu escritório em menos de 5 minutos e, o melhor, sem pagar nada por isso.

Somos uma plataforma gratuita de criação de sites, pensada por advogados e para advogados. Os sites oferecidos são feitos por programadores, web designers e desenvolvedores, garantindo total profissionalismo à página criada.

Para fazer o seu, faça um cadastro com um e-mail e senha e responda algumas perguntas sobre o seu escritório, como áreas de atuação e serviços prestados. Para finalizar, escolha o tema com cor e fonte, que podem ser alterados a qualquer momento. Veja um passo a passo detalhado deste processo nesta matéria!

Feito isso, seu site estará pronto e você já poderá divulgá-lo para seus clientes, amigos e familiares, além de colocá-lo na sua assinatura de e-mail, cartão de visitas e outros materiais.

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