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Escritório digital na advocacia: o que é e como funciona?

Equipe Justamente 15/03/22

O avanço da tecnologia permite que as empresas inovem os seus ambientes internos. Na advocacia, não é diferente, já que os advogados podem ter um escritório digital para oferecer os seus serviços.

Hoje, uma boa parte dos atendimentos realizados por advogados podem ser feitos de maneira eletrônica. Desse modo, a abertura de um escritório digital é uma saída para prestar atendimentos e exercer a profissão.

No entanto, o investimento em plataformas e soluções tecnológicas é necessário para que o trabalho consiga ser feito. Veja abaixo como funciona o escritório digital na advocacia e quais são as ferramentas essenciais para trabalhar desta forma.

Como funciona um escritório digital para advogados?

Nos últimos dois anos, algumas empresas e seus colaboradores aprenderam novos modelos de trabalho: o home-office e o trabalho remoto. Ou seja, modalidades de ocupação feitas fora da empresa.

Por isso, os profissionais têm buscado formas flexíveis de trabalho que tragam benefícios para o seu cotidiano. Pensando nisso, o escritório digital pode ser uma saída para os advogados que desejam ter liberdade.

O conceito por trás do escritório digital pode ter diferentes formatos. Vai depender diretamente dos recursos disponíveis dos advogados, assim como a área de atuação na qual o profissional oferece serviços.

Na prática, o escritório digital para advogados é uma forma de aprimorar os atendimentos, deixando-os eletrônicos. Entretanto, é necessário lembrar que existem serviços que precisam ser feitos de forma presencial.

Em resumo, o escritório eletrônico consiste na organização de processos com ferramentas digitais. Além disso, o atendimento de clientes e o relacionamento com colegas do escritório é feito com ferramentas digitais.

Dessa forma, o escritório de advocacia não precisa de uma sede física. Os advogados vão gerenciar, analisar e fazer o contato com clientes apenas com soluções digitais, como chatbots e videochamadas.

Quer saber como montar um escritório digital e inovar no atendimento do negócio? Veja abaixo as etapas para investir nesse modo de trabalho!

Como abrir um escritório digital para oferecer atendimento jurídico?

Para abrir um escritório digital de advocacia, o primeiro passo é reunir os equipamentos básicos. Mesmo que pareça uma atividade fácil, você precisa se organizar para que consiga cumprir as obrigações do trabalho.

Confira abaixo as etapas para trabalhar e oferecer os serviços necessários para os seus clientes!

1. Emissão do CNPJ e abertura do escritório digital

Para regularizar as atividades do escritório e emitir documentos, como notas fiscais, a emissão do CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) é uma etapa essencial.

Desde que os advogados tenham apenas o registro na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), eles conseguem prestar serviços e atendimentos. Mas, com o CNPJ, o escritório terá maior credibilidade.

Para abrir o cadastro, você deve procurar um contador e entregar a documentação necessária. Se preferir, acesse a página “Empresas e Negócios” no portal gov.br e confira o passo a passo.

Importante! Os advogados não fazem parte dos profissionais que podem tirar o registro de microempreendedor individual (MEI) por conta do teto estabelecido (até R$81 mil por ano). Além disso, a advocacia pode ser formalizada com a abertura da própria empresa.

2. Prepare um bom espaço de trabalho

O escritório de advocacia será no ambiente digital, mas você precisa reservar um espaço para trabalhar. Seja um cômodo de casa ou em um espaço de trabalho colaborativo (coworking), a separação de um ambiente para analisar processos e fazer solicitações é essencial.

Uma das principais razões para investir na abertura de um escritório digital está na possibilidade de reduzir custos com aluguéis e mantimentos do escritório.

Entretanto, você precisa investir em um local reservado onde possa cuidar dos casos dos seus clientes. Lembre-se que, para receber interessados em seus serviços, é fundamental ter um escritório organizado ou marcar reuniões em locais apropriados.

Pensando no escritório digital, você pode agendar reuniões por videochamadas e, na entrega de documentos ou certidões, usar serviços de frete. Afinal, a equipe do escritório estará disponível de forma remota.

3. Escolha uma plataforma para organizar seus atendimentos

Assim como você precisa organizar um espaço para trabalhar, o gerenciamento do escritório digital vai ter uma eficiência maior com a escolha de uma plataforma de comunicação.

Hoje, os advogados conseguem ter acesso a uma série de ferramentas para organizar o fluxo de trabalho. Além disso, elas possuem mecanismos que protegem as informações armazenadas em locais seguros.

Dependendo da plataforma escolhida, os profissionais têm acesso a soluções para organizar a esteira de trabalho e se comunicar com colegas. Desse modo, as tarefas do escritório ficarão centralizadas e organizadas.

Entre as opções disponíveis no mercado estão o Trello, o Slack, o Plutio e o Discord. Em resumo, as plataformas de comunicação podem trazer inúmeros benefícios para o escritório. Saiba mais!

4. Crie um site e abra perfis nas redes sociais

Se você pretende abrir um escritório digital, o marketing jurídico deve fazer parte do seu trabalho. Mas, para executar as estratégias, criar um site e contas nas mídias sociais é um passo essencial.

Pelos artigos publicados no site e os posts nas redes sociais, o público pode localizar o escritório digital e fazer contato para agendar um atendimento.

No marketing jurídico, os artigos e publicações nas mídias sociais precisam ter caráter informativo ou educativo. Por isso, não é possível inserir chamadas persuasivas, que configurem a mercantilização da advocacia ou captação da clientela.

Além deste cuidado, sempre mantenha o endereço eletrônico do site e os números de contato atualizados para receber mensagens. Isso também ajudará nos atendimentos do escritório digital.

Na Justamente, você cria um site jurídico e pode receber o contato de clientes para fazer atendimentos. Além disso, receba mensagens no WhatsApp adicionando o número de contato do escritório. Veja como otimizar o seu site na Justamente.

5. Proteja os documentos gerenciados pelo escritório

Os advogados que desejam trabalhar com um escritório digital precisam ter atenção com relação aos dados gerenciados pelo escritório. Tratam-se de documentos importantes, e muitos deles são confidenciais.

Por isso, contratar um sistema de proteção para os arquivos é uma etapa essencial. Desse modo, para acessar certos documentos e certidões, é necessário ter uma senha ou chave de acesso especial.

Investir na proteção dos arquivos com sistemas especializados também evita que criminosos tenham acesso aos dados. Assim, você garante maior segurança para os seus clientes e segue as regras da LGPD.

Lidar com documentos no ambiente digital requer uma série de cuidados. Por este motivo, não abra mão de utilizar redes seguras de Wi-Fi e também colocar antivírus nos equipamentos utilizados para fazer os atendimentos.

6. Use ferramentas de assinatura eletrônica

Para proporcionar uma experiência completa para seus clientes, invista em ferramentas de assinatura eletrônica. Hoje, boa parte dos documentos podem ser formalizados com a rubrica do titular feita de forma virtual.

É importante ressaltar que certos documentos precisam ser assinados a próprio punho. Desse modo, a assinatura pode ser feita com o envio ou impressão do documento.

A proteção e privacidade dos dados é indispensável. Por isso, sempre envie os documentos que precisam ser assinados em envelopes lacrados para evitar danos e rasuras.

7. Uma boa conexão à internet deve estar em seus planos

Decidiu abrir um escritório de advocacia digital? Saiba que a contratação de um bom serviço de internet precisa estar em seus planos, principalmente para fazer atendimentos com qualidade.

Em conexões fixas de internet, àquelas que são instaladas em residências e escritórios físicos, os riscos de falhas no sinal tendem a ser menores. Por outro lado, na conexão móvel, pode ocorrer instabilidades e prejudicar o seu trabalho.

Por isso, busque contratar um serviço de internet que garanta uma boa conexão para sua residência. Caso esteja em um coworking, certifique-se que o local oferece internet de qualidade durante a utilização do espaço.

A internet fará a ligação entre o escritório e os clientes durante a prestação dos serviços. Então, busque contratar um plano de qualidade para não ter o seu trabalho prejudicado.

8. Invista em pagamentos seguros pelos atendimentos realizados

Como os atendimentos do escritório vão ser digitais, os advogados devem pensar em formas de receber os valores por honorários e pela prestação de serviços de maneira eletrônica.

É importante trabalhar com opções de pagamentos seguras e que também sejam acessíveis para os clientes. Caso você tenha uma conta bancária para pessoa jurídica, por exemplo, transferências bancárias podem ser uma opção.

Além disso, você pode emitir ordens de pagamentos para que os clientes façam o depósito pelos serviços prestados. As formas de pagamento costumam variar de acordo com as condições do escritório.

Contudo, não esqueça de emitir as notas fiscais sobre os atendimentos realizados. Procure também especificar os custos de cada serviço e encaminhar a nota para os clientes, por e-mail ou via Correios.

Importante! Os valores de honorários e as formas de pagamento disponíveis não podem ser publicados no site e nas mídias sociais da empresa. Isso vai contra as regras presentes no Provimento 205/2021. Fique atento!

9. O atendimento ao cliente precisa ser uma prioridade

Com o escritório digital, os advogados precisam pensar em maneiras de oferecer o atendimento eletrônico para os clientes. Desse modo, será possível receber contatos e respondê-los de forma imediata.

Hoje, a principal forma de contato tem sido o WhatsApp. Nesse sentido, existem formas de implementar ferramentas automatizadas para o atendimento inicial, como um chatbot.

Os advogados também podem utilizar e-mail ou o telefone celular do próprio escritório digital para receber contatos. Existe ainda a possibilidade de fazer a integração do atendimento ao site jurídico.

Observe quais opções serão úteis para o dia a dia e invista na implementação para atender os seus clientes.

Por que abrir um escritório de advocacia digital?

Agora que você sabe os passos para abrir um escritório digital, vamos esclarecer as principais razões para investir no modelo de negócio.

Além de ser benéfico para os próprios advogados, o escritório contribui com o meio ambiente e outras áreas da sociedade. Confira!

1. Redução de custos

Abrir um escritório digital reduz custos com aluguel de salas comerciais. Dependendo da localização, ainda é possível encurtar gastos com combustíveis, transporte público ou corridas por aplicativo.

Os custos com reformas de salas e ambientes também podem afetar o orçamento. Por isso, se você escolher o atendimento digital, poderá economizar as quantias que seriam utilizadas na compra de materiais.

Com o trabalho remoto dos colaboradores do escritório, a economia de recursos no dia a dia será maior, pois não haverá tantos custos com água, energia elétrica ou gás.

2. Visibilidade online

Como mostramos acima, o escritório digital precisa trabalhar com estratégias para ter visibilidade na internet. Isso pode ser feito com mídia paga, como o Google Ads, ou por meio da produção de conteúdo.

O principal caminho para trazer visibilidade para o escritório é investir nas ações de marketing jurídico voltadas para o ambiente digital. Assim, os serviços terão maior reconhecimento onde ele está localizado: na internet.

A Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) permite que os advogados façam propagandas, mas com ressalvas. Confira as regras para fazer publicidade jurídica.

3. Menores impactos ambientais

Como mencionamos há pouco, o escritório digital contribui para a economia de diferentes recursos. Nesse sentido, ele também acaba trazendo uma série de benefícios para o meio ambiente.

Um advogado que trabalha em casa, por exemplo, não precisa se deslocar com o veículo até o escritório físico. Além disso, não é necessário comprar quantidades maiores de papéis ou materiais que possam poluir o meio ambiente.

Com a digitalização de documentos, os impactos na produção de resíduos acabam sendo menores. Por isso, o escritório digital é um caminho para ajudar a natureza.

4. Flexibilidade no cotidiano

Para advogados, o escritório digital concede uma liberdade maior no dia a dia. O especialista consegue atender em horários flexíveis e encaixar outras atividades na rotina.

Além disso, os advogados conseguem acessar documentos e outras plataformas com dispositivos móveis. Ou seja, existe a possibilidade de gerenciar atendimentos em qualquer lugar.

Crie um site jurídico para o seu escritório digital!

Se você quer abrir um escritório digital, você precisa ter um site jurídico para apresentar os seus serviços jurídicos aos clientes.

Na Justamente, você cria um site para o seu escritório em menos de 5 minutos. E o melhor: você não precisa pagar pelos serviços de programadores para fazer a criação. É rápido e fácil.

Para começar, faça cadastro com e-mail e senha. Em seguida, responda algumas perguntas sobre o escritório, como áreas de atuação e serviços jurídicos. Por último, escolha o tema, cores e fontes do site. Confira as etapas.

Ainda tem dúvidas sobre como podemos te ajudar na criação do seu site jurídico? Entre em contato conosco pelo WhatsApp, (11) 95647-8227, ou escreva para [email protected]

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