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Assinatura digital: 14 ferramentas para seu escritório de advocacia

Equipe Justamente 06/06/22

Ter ferramentas de assinatura digital no seu escritório de advocacia é importante para deixar sua rotina mais automatizada e modernizar os seus processos.

A assinatura feita por meios eletrônicos possui a mesma validade e autenticidade que a assinatura manuscrita desde 2020, conforme a Lei 14.063/2020. Assim, não há razões para que o advogado não a inclua entre seus recursos do cotidiano.

No mercado, há uma série de opções que viabilizam a assinatura digital para advogados e que trabalham de maneiras diferentes e semelhantes. Conheça algumas alternativas para aplicar no seu escritório e acelerar essa tarefa na sua rotina.

14 plataformas de assinatura digital para seu escritório de advocacia

A assinatura digital surgiu como um grande avanço para as atividades dos escritórios de advocacia, permitindo que o ato de assinar contratos, petições e demais documentos fosse modernizado e, consequentemente, acelerado.

Dessa forma, a assinatura manuscrita pode ser substituída pela digital, dispensando etapas como impressão e envio de documentos até o cliente.

A seguir, veja em quais plataformas você pode investir para ter esse tipo de assinatura.

1. Docusign

O Docusign é um site simples de usar, que disponibiliza 30 dias grátis para os usuários que quiserem conhecer o serviço antes de contratá-lo.

A empresa oferece 3 planos pagos (Pessoal, Padrão e Business Pro), nos quais é possível assinar os documentos digitalmente e ainda enviar os arquivos necessários para que seus clientes os assinem gratuitamente.

Além da assinatura, ainda é possível adicionar marcadores nos lugares que deverão ser assinados. Assim, o cliente pode usar o mouse ou o seu dedo, a depender do dispositivo utilizado, para inserir sua assinatura.

Além de assinatura eletrônica, a plataforma ainda oferece outros recursos, como gestão de contratos e geração de documentos.

2. Zapsign

Outra opção de assinatura eletrônica para advogados é a ZapSign, que também permite que os profissionais e seus clientes assinem os documentos de forma fácil.

A autenticação dos documentos pode ser feita com uma assinatura na tela (feita com o mouse ou o dedo, a depender do dispositivo utilizado), com um certificado digital, com assinatura mais um e-mail ou SMS, ou por códigos enviados também por e-mail ou SMS.

Vale lembrar que você pode usar a ferramenta não apenas com seus clientes, mas também com seus colaboradores para a assinatura de documentos internos.

3. Contraktor

A Contraktor é uma empresa que oferece o serviço de assinatura digital e ainda outros recursos que podem ser úteis para o seu escritório, como armazenamento e gerenciamento de documentos.

É possível optar pela assinatura digital grátis ou, ainda, pelos planos pagos, que vão desde os mais básicos até os mais avançados.

Tanto você, advogado, quanto o seu cliente ou outras pessoas podem assinar os documentos. Para isso, basta encaminhá-los para o e-mail do assinante, que deverá confirmar seu e-mail para conseguir realizar a assinatura.

Além disso, a validade jurídica da assinatura digital está presente em todos os planos, dando mais segurança aos assinantes e credibilidade às empresas que utilizam a ferramenta.

4. D4sign

Mais uma alternativa para os escritórios de advocacia é a D4sign. A plataforma online não apenas permite assinaturas digitais, mas também guarda um histórico de autenticações e o armazena de forma criptografada por até 5 anos.

Na D4Sign, você pode assinar documentos com ou sem o Certificado Digital ICP Brasil, e escolher entre o plano gratuito e outros planos pagos.

Além disso, a empresa também tem um aplicativo para smartphones e tablets, permitindo que a assinatura seja feita diretamente na tela do dispositivo.

5. Clicksign

A Clicksign também permite que os advogados, seus sócios, clientes e colaboradores assinem documentos de maneira fácil, rápida e digital.

Todas as assinaturas possuem validade jurídica e podem ser feitas com ou sem um certificado digital. Além disso, também é possível ter diferentes evidências do signatário, como selfie dinâmica, documento oficial, Pix, biometria facial ou o próprio certificado digital.

Além do serviço de assinatura digital, a Clicksign também oferece outros serviços, como criação e gestão simplificada de documentos e integração da ferramenta com os sistemas utilizados no escritório.

6. Adobe Sign

Entre os diversos produtos comercializados pela Adobe, a ferramenta para realização e gestão de assinaturas digitais é paga, com 7 dias grátis para teste. Apesar disso, os clientes do advogado, que são os destinatários, podem assinar os documentos gratuitamente.

Assim como em outras ferramentas mencionadas nessa matéria, pelo Adobe Sign o empresário pode indicar um e-mail, fazer o upload do documento e enviá-lo. A assinatura pode ser feita de diferentes modos: anexo de uma imagem da assinatura, digitação pelo teclado e desenho em tela pelo mouse, dedo ou caneta digital.

7. Small PDF

A Small PDF é outra empresa que também oferece uma série de recursos, inclusive o de assinatura digital. O compartilhamento de arquivos que devem ser assinados pode ser feito diretamente pela plataforma, assim como o armazenamento e administração.

É possível optar pelo plano gratuito e pelos planos profissional, de equipe e empresarial, com 7 dias grátis para teste.

Por proporcionar outros recursos, o advogado pode não apenas assinar documentos e enviá-los para que outras pessoas os assinem, mas também pode fazer possíveis alterações, otimizá-los, mudar o tipo, entre outras coisas.

8. Portal de Assinaturas CertiSign

O Portal de Assinaturas da CertiSign permite que você assine qualquer documento, em qualquer formato, de forma digital e com validade jurídica. Além disso, a plataforma também disponibiliza a organização e o armazenamento de documentos, que podem ser acessados de qualquer dispositivo.

Na ferramenta, o advogado insere o seu certificado e garante valor legal a qualquer documento, de onde ele estiver e a qualquer hora.

Ao todo, são 8 planos disponíveis, sendo 4 mensais e 4 anuais, e a plataforma ainda comercializa créditos avulsos, de 5 a 200 documentos.

9. Autentique

Mais uma ferramenta para assinatura digital que pode estar no seu escritório de advocacia é o Autentique. A plataforma online, assim como as demais, permite a assinatura de documentos e o envio de arquivos por e-mail para demais signatários.

Pequenos escritórios podem contar com a versão gratuita, que dá direito a até 20 documentos por mês, sem limite de usuários ou signatários. Já a versão paga dá direito a documentos, usuários e signatários ilimitados, personalização de e-mails e lembretes de assinatura e de vencimento.

10. MetaMap

MetaMap é uma empresa norte-americana de verificação de identidade online. Entre os serviços oferecidos, é possível ter também o recurso de assinatura digital.

Os signatários podem ser identificados por documentos de identificação e biometria com total segurança. A assinatura só poderá ser feita caso o assinante seja considerado “Verificado”. Caso sua verificação não seja efetuada corretamente, o status ficará como “Revisão necessária”.

Saiba mais sobre o serviço de assinatura digital no site da MetaMap.

11. iLovePDF

Outra ferramenta útil é o iLovePDF, que além de assinatura digital em arquivos em PDF, também oferece uma série de outros recursos, como edição de PDF, conversões, juntar documentos, entre outros.

Para utilizar o serviço, suba o arquivo que deve ser assinado na plataforma online e indique quantas pessoas irão assiná-lo. Assim, se houver mais signatários, indique seus respectivos e-mails para que eles tenham como realizar a assinatura.

As assinaturas podem ser feitas por meio de digitação pelo teclado, desenho na tela com o mouse ou pelo upload de uma foto com a assinatura. O serviço é gratuito para documentos com apenas um signatário, mas cobrado se houver mais

12. Microsoft Office

Para advogados que utilizam seus smartphones na rotina jurídica, o aplicativo da Microsoft Office oferece não só acesso aos serviços do pacote, como Word, Excel e PowerPoint, mas também permite a criação e assinatura de PDFs.

Assim que a assinatura é criada, ela pode ser colocada em um documento. No caso, a ferramenta será mais útil para o próprio advogado realizar suas assinaturas do que para seus clientes e demais pessoas.

O aplicativo da Microsoft Office está disponível para Android e iOS.

13. SignEasy

O SignEasy é outro aplicativo que pode ser baixado e usado em celulares para a assinatura digital de documentos. Os arquivos podem ser criados no próprio aplicativo, assim como assinados e enviados para outros signatários.

O aplicativo também oferece segurança às assinaturas realizadas, já que é possível bloquear o acesso aos documentos com biometria ou senha. Além disso, é possível escolher entre o plano gratuito – que dá acesso à assinatura de apenas 3 documentos – e outros planos pagos.

14. TOTVS

Por fim, a TOTVS é mais uma empresa que oferece, entre seus serviços, o recurso de assinatura digital com segurança e validade jurídica. Advogados que já contam com outros serviços da empresa podem fazer a integração entre os diferentes sistemas, garantindo ainda mais praticidade à rotina.

A ferramenta pode ser utilizada gratuitamente por 30 dias para teste, com acesso a documentos ilimitados. Os arquivos podem ser assinados pelo advogado e por terceiros, quando necessário, e ainda podem ser armazenados na nuvem, oferecendo mais segurança.

Quais cuidados ter com a assinatura digital para advogados?

Para utilizar a assinatura digital com segurança no seu escritório de advocacia, existem alguns cuidados a ser tomados.

O primeiro deles é escolher uma senha forte e segura, para que ninguém possa descobri-la e assinar documentos por você.

Outro fator importante é que os certificados digitais, utilizados para fazer as assinaturas, têm um prazo de validade. Esteja ciente desse prazo – se preciso, anote-o para não esquecer – e lembre-se de renovar o certificado a tempo, para que a sua ausência não gere atrasos nos processos.

Cuide, também, para que o seu certificado fique apenas com você e não seja compartilhado com ninguém. Uma vez que ele funciona como uma espécie de RG virtual, é de suma importância que ele não fique em mãos erradas.

Certificados A1, por exemplo, ficam salvos em dispositivos e podem ser apagados. Neste caso, fazer uma cópia é interessante e seguro. Já certificados A3 ficam em dispositivos externos, podendo ser perdidos ou roubados/furtados, o que pede ainda mais atenção.

Cresça mais com um site jurídico!

Por mais que uma assinatura digital no seu escritório de advocacia seja uma ótima alternativa para acelerar processos e agilizar a rotina jurídica, há, ainda, outras formas de modernizar o seu negócio e conquistar mais clientes.

Criar um site e estabelecer sua presença online é uma das principais maneiras de dar início ao marketing digital jurídico e ampliar a sua visibilidade, aumentando consideravelmente o seu raio de atendimento e, assim, sua clientela.

Além disso, você também demonstra mais profissionalismo a quem já conhece o seu serviço, e pode ganhar notoriedade na internet, tornando-se uma autoridade e referência na sua área de atuação.

Com tantas vantagens, é normal que o desenvolvimento de um site não seja uma tarefa tão simples, podendo exigir muito tempo, trabalho ou dinheiro. Sabendo disso, a Justamente permite que você crie o site profissional do seu escritório em menos de 5 minutos e, o melhor, sem pagar nada por isso.

Somos uma plataforma gratuita de criação de sites, pensada por advogados e para advogados. Os sites oferecidos são feitos por programadores, web designers e desenvolvedores, garantindo total profissionalismo à página criada.

Para fazer o seu, faça um cadastro com um e-mail e senha e responda algumas perguntas sobre o seu escritório, como áreas de atuação e serviços prestados. Para finalizar, escolha o tema com cor e fonte, que podem ser alterados a qualquer momento. Veja um passo a passo detalhado deste processo nesta matéria!

Feito isso, seu site estará pronto e você já poderá divulgá-lo para seus clientes, amigos e familiares, além de colocá-lo na sua assinatura de e-mail, cartão de visitas e outros materiais.

Ainda tem dúvidas sobre como podemos te ajudar na criação do seu site jurídico? Entre em contato conosco pelo WhatsApp, (11) 95647-8227, ou escreva para [email protected]

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