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5 motivos para usar plataformas de comunicação em escritórios

Equipe Justamente 03/02/22

Como está o fluxo de trabalho do seu escritório? Fazer essa análise é o primeiro passo para deixar a rotina do seu negócio organizada. Por isso, vale a pena investir em plataformas de comunicação.

Estes canais centralizam as informações e podem melhorar o desempenho da equipe. Além disso, você consegue reunir documentos e conversar com colegas do escritório com certa flexibilidade.

Mesmo que as redes sociais, como o WhatsApp, facilitem a comunicação rápida, existem outras opções de plataformas que vão ajudar no dia a dia da empresa. Antes, veremos por que você deve utilizá-las. Confira!

Por que utilizar plataformas de comunicação em escritórios?

Um escritório de advocacia, por exemplo, pode lidar com inúmeros processos diariamente. Desse modo, a organização das atividades é fundamental para atender as demandas da forma correta.

Nesse sentido, as plataformas de comunicação podem ajudar na gestão das atividades. Entenda mais!

1. Organização interna de processos

Com a organização de processos do escritório, todos eles conseguem ser atendidos com maior atenção. Desse modo, os advogados podem estabelecer qual o estágio de cada caso e movimentá-los de acordo com as etapas seguintes.

A equipe do escritório também deve catalogar os processos para facilitar a organização interna. Então, na hora de reunir os dados, prefira separar os documentos em pastas únicas, além de não deixar arquivos soltos em bancos de dados.

Com as ferramentas de comunicação, você pode incluir links e arquivos que possam orientar outros advogados da equipe. Saiba mais abaixo!

2. Centralização de informações

Entre as vantagens de usar plataformas de comunicação está a centralização de dados para orientar processos. Dessa forma, os advogados que possuem acesso à ferramenta conseguem reunir, analisar e coletar as informações em um único local.

Em algumas situações, a separação errada de arquivos pode atrapalhar o estudo de processos, principalmente se os dados relacionados aos processos estiverem em locais diferentes.

Por isso, a implementação de uma ferramenta de comunicação ou de um organizador de tarefas favorece a realização de tarefas em escritórios.

3. Consulta rápida de tarefas

Com o avanço da tecnologia, os processos podem ser digitalizados. Mas, dependendo da complexidade dos casos, os arquivos são extensos, o que amplia o tempo de análise dos documentos.

No entanto, se os advogados adicionarem os documentos em pastas e, em seguida, linká-las na plataforma de comunicação, ficará fácil observar o andamento de processos e as próximas demandas.

Como a rotina de escritórios de advocacia costuma ser intensa, a consulta rápida de casos pode otimizar a realização de tarefas e aumentar a produtividade.

4. Melhora na comunicação da equipe

A comunicação entre os integrantes da equipe é fundamental para que as tarefas e defesas sejam feitas da melhor forma. Nesse sentido, as plataformas também podem trazer uma série de benefícios.

Um advogado pode deixar comentários em um determinado caso para que um colega possa buscar a informação posteriormente. Desse modo, será possível prosseguir com o processo.

A ferramenta de comunicação também pode facilitar o relacionamento entre equipes do escritório, como a área de marketing jurídico. Assim, as estratégias de publicidade estarão em comum acordo com os serviços oferecidos.

5. Planejamento e metas

Assim como outras empresas, os escritórios de advocacia precisam fazer planejamentos para organizar processos e assumir mais demandas. Com as plataformas de comunicação e organização, o acompanhamento de resultados pode ser feito com maior facilidade.

Os advogados conseguem observar o fluxo de tarefas de forma completa. Assim, será possível criar metas tangíveis para o crescimento do escritório.

Quais plataformas de comunicação usar em escritórios?

Percebeu como certas ferramentas podem ajudar na rotina de escritórios? Pois bem, agora você terá que escolher uma opção para organizar as tarefas e contribuir com a comunicação do escritório. Veja abaixo!

1. Trello

O Trello possui uma série de recursos para administrar fluxos de trabalho. Nele, você pode inserir esteiras de trabalho e adicionar cartões com as tarefas. Desse modo, quem possui acesso à ferramenta consegue adicionar anotações, arquivos e links.

Dependendo do fluxo de trabalho, os colaboradores do escritório podem passar as tarefas entre as esteiras e prosseguir para uma outra equipe.

Fará reuniões com clientes e colegas? Você pode integrar ferramentas de videochamada, como o Microsoft Teams, e ser notificado sobre os próximos encontros.

O Trello também faz conexão com outras plataformas e contabiliza as atividades concluídas pela equipe. A partir disso, o escritório consegue obter informações para metas e planejamentos.

2. Slack

A ideia do Slack é fazer com que as empresas tenham uma sede virtual. Ou seja, todo o gerenciamento de tarefas seja feito dentro da plataforma, garantindo o controle do fluxo de trabalho.

A plataforma permite que os colaboradores se comuniquem de forma rápida e segura. É possível ainda transferir arquivos referentes às atividades do escritório e criar um canal para cada setor.

Para utilizar todos os recursos disponíveis no Slack, as empresas precisam pagar uma assinatura. No entanto, os planos garantem uma série de benefícios para a equipe e custam a partir de US$4.

Os escritórios também podem usar uma versão gratuita do Slack. Nela, é possível fazer a integração com aplicativos e chamadas individuais de áudio e vídeo.

3. Plutio

Com o Plutio, os escritórios podem separar os projetos e suas respectivas tarefas. Na plataforma, os colaboradores conseguem trocar mensagens e enviar arquivos sobre as demandas.

Em resumo, os advogados podem acompanhar informações sobre calendários e o progresso de casos. Assim como o Trello, o Plutio também possui esteiras para organizar o fluxo de trabalho.

Para orientar os custos relacionados a honorários, por exemplo, os advogados podem utilizar o timer da plataforma e calcular os períodos trabalhados para determinados clientes.

O Plutio é um serviço pago. Os planos custam a partir de US$19 ao mês, tendo opções para diferentes tipos de negócio.

4. Asana

A Asana é uma ferramenta para gerenciar projetos. Do desenvolvimento até a finalização de processos, a plataforma possui funcionalidades que ajudam a organizar o andamento das tarefas.

Os colaboradores do escritório podem configurar cronogramas, quadros de trabalho e fazer a integração com outros aplicativos. Ou seja, os advogados podem utilizar ferramentas do Google com a plataforma, se houver necessidade.

Para reuniões com clientes e colegas, configure avisos e outras tarefas para organizar calendários. Além disso, a Asana pode ser instalada em diversos dispositivos para que ocorra uma gestão completa.

Dentro da plataforma, crie relatórios sobre o fluxo de trabalho do escritório e determine as próximas metas dos colaboradores. A Asana está disponível em um plano gratuito ou opções pagas.

5. Discord

O Discord é uma plataforma voltada para a comunicação e interação entre os colaboradores. Dessa forma, você pode se reunir com equipes, enviar mensagens e compartilhar arquivos.

Cada equipe do escritório de advocacia pode ter um canal de comunicação. Nesse sentido, os integrantes da equipe podem fazer reuniões à distância para discutir determinados projetos.

A plataforma é gratuita, mas os escritórios podem contratar planos para obter uma experiência completa. O Discord Nitro custa US$9,90 por mês ou, no plano anual, US$99,99.

Importante!

Os escritórios podem usar as plataformas para organizar o fluxo de trabalho. No entanto, é fundamental seguir os padrões de proteção de arquivos e demais informações sobre processos. Fique atento!

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