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15 ferramentas para seu escritório de advocacia

Equipe Justamente 20/05/22

Todo escritório de advocacia precisa de ferramentas que auxiliem os advogados e seus colaboradores a ter uma rotina organizada e otimizada para melhor atenderem seus clientes. As ferramentas variam de acordo com as tarefas do escritório e, assim, podem servir em diferentes situações do cotidiano.

Considerando principalmente a modernização da advocacia e o uso da tecnologia pela profissão, algumas ferramentas são essenciais, ajudando no gerenciamento do escritório, armazenamento de documentos online, comunicação interna, assinaturas digitais, desenvolvimento de sites jurídicos, entre outras atividades.

A seguir, veja 15 ferramentas que serão úteis no seu escritório de advocacia e entenda como utilizá-las.

Gerenciamento do escritório

1. SAJ ADV

O SAJ ADV é um software jurídico voltado para o gerenciamento de escritórios. O programa permite que todos os advogados e colaboradores do escritório tenham seu próprio login, enquanto o advogado principal – o administrador – tenha acesso ao gerenciamento completo do negócio.

Com ele, é possível controlar tarefas, verificar o recebimento de intimações, acompanhar o andamento de processos, ter acesso à agenda de audiências de todos os profissionais e aos compromissos programados.

A interface do software apresenta um calendário, onde as tarefas, compromissos e demais atividades aparecem. Além disso, você também pode integrar esse calendário com as agendas do Google, Outlook e Apple.

Outras funcionalidades interessantes para a rotina jurídica são o controle de atendimentos, cadastro de clientes, fornecedores e prospecções, elaboração de relatórios diversos, um painel de tarefas e lista de atividades, cadastro e acompanhamento de processos e intimações.

A parte financeira do escritório também pode ser gerenciada por meio do SAJ ADV, com controle de receitas e despesas, contas a pagar, entre outras atividades.

Por fim, a plataforma ainda oferece um propositor e modelos de documentos, ao mesmo tempo em que o próprio advogado pode inserir seus modelos e seus documentos no programa.

Vale saber que o SAJ ADV tem inteligência artificial, organizando de forma automática algumas tarefas e sugerindo modelos de acordo com as atividades. Saiba mais sobre a ferramenta em seu site.

2. Notion

O Notion é uma plataforma customizável que funciona como um espaço de trabalho. Disponibilizando um espaço em branco, você pode colocar tudo o que quiser, planejando sua rotina, organizando suas tarefas e classificando as atividades.

Com o Notion, é possível organizar os diferentes tipos de tarefas de várias maneiras: tabelas, páginas, listas e calendários. Você também pode inserir imagens, vídeos, links e arquivos diversos.

Nas páginas criadas, por exemplo, você pode configurar o texto em títulos e parágrafos, aplicar listas e escolher a melhor maneira de organizar as atividades do escritório. A ferramenta também oferece templates, caso você não queira começar do zero.

Para conhecer mais a ferramenta, clique aqui.

Outras ferramentas semelhantes que também podem ser úteis para o seu escritório de advocacia são o Trello, Asana e ClickUp.

3. Calendly

O Calendly é uma plataforma de agendamento de atendimentos. Esses atendimentos podem ser tanto um telefonema, quanto uma videoconferência ou uma reunião presencial, seja no seu escritório ou em outro lugar, entre outros tipos de eventos.

Com ele, você permite que seus clientes e demais pessoas que precisam ou querem ter um contato com você saibam em quais horários você tem disponibilidade para atendê-los. Assim, eles conseguem ver qual o melhor dia e horário para o encontro, de acordo, também, com suas próprias agendas.

Para fazer isso, basta definir os horários em que você está disponível ou que você separa para fazer os atendimentos. Para ficar ainda mais organizado, você pode criar eventos personalizados, ou utilizar os sugeridos pela plataforma, que são reuniões de 15, 30 ou 60 minutos.

Assim, compartilhe o link geral do seu calendário com os seus clientes, para que eles mesmos escolham o tipo de atendimento que querem ter com você (por meio dos eventos personalizados ou não), ou compartilhe o link do próprio evento.

Com o link, o cliente poderá agendar um dia e horário, e seu calendário será atualizado. Além disso, você também pode fazer a integração deste calendário com outras agendas, como a do Google, do iCloud, do Outlook ou do Office 365.

Saiba mais sobre sua utilização no site da ferramenta.

4. Google Drive

O Google Drive é uma ferramenta de armazenamento. Ao ter uma conta no Google, é possível utilizar os recursos da empresa, inclusive o Drive.

Armazene documentos digitais e tenha como acessá-los de qualquer lugar e dispositivo. Mesmo que você já os guarde em seu computador, por exemplo, é importante que eles estejam em uma nuvem, já que assim é mais difícil de perdê-los e há a facilidade de acesso.

Pelo Drive, você pode criar pastas e organizar seus arquivos da melhor maneira para o seu escritório. É possível, ainda, ter documentos e pastas compartilhadas, permitindo que outros usuários façam modificações, como a inclusão ou exclusão de arquivos.

Clique aqui para saber mais sobre a ferramenta.

Outras plataformas semelhantes e que também podem ser úteis no armazenamento dos documentos do seu escritório são o DropBox, One Drive e iCloud.

5. Zapsign

A Zapsign é uma plataforma que viabiliza a assinatura digital de documentos. Ela permite diversos tipos de autenticação, que vão desde o certificado digital, até a simples assinatura na tela feita com o dedo (em celulares ou dispositivos com telas touch screen) ou mouse.

Trata-se de uma das ferramentas mais importantes em um escritório de advocacia, uma vez que pode ser usada tanto pelo advogado quanto por seus clientes.

Assim como o advogado pode assinar contratos, petições e outros documentos, ele também pode enviar um link ao seu cliente para que ele assine de forma fácil e rápida. Dessa forma, há mais agilidade no processo de assinaturas, o que otimiza o andamento de processos e outras tarefas.

Acesse o site da empresa para ver mais detalhes. Vale saber que Docusign, Clicksign, Contraktor e Adobe Sign são algumas alternativas que têm a mesma proposta.

Comunicação

6. Slack

O Slack é uma ferramenta ideal para a comunicação interna do seu escritório. Principalmente para escritórios com muitos colaboradores, ou que trabalham em regime de home office ou híbrido, a plataforma pode ser muito útil.

Com ele, é possível criar salas de bate-papo. Neste caso, você pode ter uma sala com todos os integrantes do escritório, outra com os integrantes de um departamento específico, e ainda salas individuais, além de conversas apenas entre duas pessoas.

A ferramenta ainda conta com um recurso interessante, chamado Círculos do Slack. Com ele, você pode ter conversas rápidas por áudio – o que torna a comunicação mais prática, rápida e simples – e também compartilhar a sua tela, conforme a necessidade.

Por fim, o Slack permite que você envie arquivos pela plataforma, como vídeos, imagens e documentos em PDF. Além disso, é possível acessá-lo tanto pelo computador (site ou aplicativo) quanto pelo celular, pelo aplicativo disponível para Android e para iOS.

Conheça melhor a ferramenta em seu site.

Uma alternativa é o Discord, que tem um funcionamento semelhante.

7. Zoom

Para videoconferências tanto com colaboradores quanto com clientes, o Zoom é uma boa ferramenta que pode integrar o seu conjunto de recursos para o escritório.

A versão gratuita permite que você tenha reuniões de até 40 minutos com até 100 participantes, enquanto a versão paga dá acesso a reuniões mais extensas, além de oferecer outros recursos, como chat, chamadas de voz (como telefone), entre outros.

Clique aqui para saber mais sobre a plataforma e seus recursos disponíveis.

Algumas alternativas são o Google Meet, Skype, Microsoft Teams, Whereby e Google Hangouts.

8. Google Forms

O Google Forms não é exatamente uma ferramenta de comunicação, mas pode ser usado na sua estratégia de comunicação com clientes, especialmente para a melhora de seus métodos.

A ferramenta pode ser muito útil na sua obtenção de feedbacks, essenciais para que você entenda se as expectativas dos seus clientes estão sendo atendidas e se ajustes no atendimento são necessários.

Para fazer um formulário na plataforma, basta ter uma conta no Google. Você é quem elabora as perguntas e define quais respostas serão obrigatórias e quais serão opcionais.

Além de utilizá-lo com clientes e visitantes do seu site, você também pode aplicá-la na comunicação interna do escritório para ter um feedback de seus colaboradores, fazer votações, entre outras atividades.

Saiba mais sobre o Google Forms aqui.

Marketing digital jurídico

9. Meta Business Suite

O Meta Business Suite é a parte do Facebook onde você consegue gerenciar as suas redes sociais do grupo Meta (Facebook e Instagram), postando e programando as postagens, e respondendo às interações recebidas.

Em vez de entrar em cada aplicativo no horário determinado para fazer um post, agende as postagens usando uma única ferramenta. Também é possível responder às mensagens diretas e aos comentários dos dois aplicativos.

Além disso, você também pode administrar os anúncios nas redes sociais e ter acesso a relatórios de desempenho.

Acesse o site do Meta Business Suite para saber sobre a ferramenta.

10. Google Meu Negócio

O Google Meu Negócio é um excelente recurso para aparecer no Google gratuitamente e sem ter muito trabalho. Trata-se de uma ferramenta que apresenta alguns dados importantes sobre o seu escritório quando procurado no buscador.

As informações que podem aparecer são o nome do seu escritório, telefones, site jurídico, horários de atendimento, endereço físico, e até avaliações no Google de pessoas que já tiveram contato com o seu escritório.

Utilizar o Google Meu Negócio é interessante, inclusive, para aparecer no Google Maps. Caso um cliente tenha que ir ao seu escritório e procure a rota no GPS, basta escrever o nome do negócio para encontrar o caminho.

Entenda mais sobre as funcionalidades da ferramenta clicando aqui.

11. Justamente

A Justamente é uma plataforma de criação de sites exclusiva para advogados.

Atualmente, mais de 70% das pessoas que precisam de auxílio jurídico procuram informações sobre o profissional na internet antes de entrar em contato. Por isso, é essencial que você tenha um site profissional, até mesmo para estabelecer sua presença online e conquistar mais visibilidade para o seu escritório.

Com a Justamente é possível criar um site jurídico em menos de 5 minutos e de forma gratuita. Basta fazer um cadastro, responder ao formulário com as informações do seu escritório e definir um template. O site pode ser modificado a qualquer momento, tanto os conteúdos quanto o seu visual.

A plataforma também conta com uma versão paga, que dá ao usuário direito a recursos mais avançados, como domínio personalizado, mais opções de personalização, contatos e blog posts ilimitados, entre outros.

Saiba mais sobre a ferramenta no nosso site!

12. Google Keyword Planner

Para investir no marketing de conteúdos jurídicos, o Google Keyword Planner é uma ótima plataforma onde você pode procurar as palavras-chave para as suas matérias, assim como as expressões relacionadas e os volumes de busca.

Para utilizá-lo, basta ter uma conta no Google. Assim, procure pela palavra-chave central e veja os termos relacionados para incluir no seu conteúdo e ter mais chances de conseguir uma boa posição dos mecanismos de pesquisa.

Além disso, você também pode ter novas ideias de palavras-chave para usar no seu marketing de conteúdo e enriquecer o seu blog, ao mesmo tempo em que você terá mais matérias para indexar no Google.

Acesse o site da plataforma para saber mais sobre ela.

Outras ferramentas semelhantes e que podem ser interessantes no seu escritório de advocacia são o Ubbersugest, o AnswerThePublic e o SEMrush.

13. Google Analytics

Outra ferramenta do Google que você pode usar é o Google Analytics, ideal para acompanhar o desempenho do seu site.

Com ele você consegue monitorar a sua página online, tendo acesso a informações relacionadas ao tráfego – número de visitantes, de onde vêm os seus acessos, em quais horários, qual página alcançou mais visitas, e tempo de permanência e rejeição dos usuários.

Além disso, também é possível analisar os acessos nos seus perfis nas redes sociais e o desempenho de campanhas, se houver.

Saiba mais sobre o Google Analytics no site da plataforma.

14. Google Search Console

Tão importante quanto a ferramenta anterior, o Google Search Console é fundamental para o marketing digital do seu escritório. Com ele você pode monitorar a presença do seu site no mecanismo de busca do Google e identificar possíveis problemas que podem estar afetando a sua posição.

Ao colocar o seu site no ar, uma página ou uma matéria do seu blog, é importante que elas sejam rastreadas pelo Google e apareçam a partir de pesquisas. Portanto, o Search Console te ajuda a saber se suas páginas realmente estão sendo rastreadas.

Outro recurso importante é a indicação de fatores que influenciam o seu ranqueamento, importante para que os reparos necessários sejam feitos.

Mais funcionalidades são a verificação de informações sobre o tráfego, análise de dados sobre a usabilidade do site em dispositivos móveis, consulta ao número de acessos e avaliação da velocidade de carregamento nos aparelhos.

Clique aqui para saber mais sobre o Google Search Console.

15. Google Tag Manager

Em último lugar na nossa lista de ferramentas para um escritório de advocacia está o Google Tag Manager. O recurso é uma solução simplificada para o gerenciamento de tags, eximindo a necessidade da ajuda de profissionais da área de programação.

As tags são scripts de códigos que acompanham o comportamento dos visitantes dentro do site. Assim, precisam ser administradas, e o Tag Manager unifica o código do site, evitando prejuízos no site gerados por alterações feitas de forma incorreta.

Entenda mais sobre essa ferramenta nesta matéria do nosso blog.

Com todos esses recursos no seu escritório, a sua rotina e a de seus possíveis colaboradores fica mais prática e organizada, otimizando as atividades e, consequentemente, os processos dos advogados.

Ainda tem dúvidas sobre como podemos te ajudar na criação do seu site jurídico? Entre em contato conosco pelo WhatsApp, (11) 95647-8227, ou escreva para [email protected]

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